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Wer sind wir?

Der Chef
Incoming
Unser Sommerprogramm
Firmenwerbung
Finanzen

Der Chef sein

Man stelle sich eine Gruppe junger Erwachsener vor, motiviert etwas zu tun, um später einmal den entscheidenden Vorteil im Lebenslauf stehen zu haben. Ansonsten hat jeder dieser Gruppe nur das Ziel so schnell und gut wie möglich das Studium abzuschließen. Jede Übung wird penibel vor- und nachbereitet und selbstverständlich wird die Übung auch besucht. Vorlesungen sind zwar manchmal langweilig, oder unnötig, weil man nichts versteht und sich alles zuhause selbst erarbeiten muss, dennoch geht jeder dieser Gruppe immer zu allen Vorlesungen. Diese Gruppe also, will sich irgendwie engagieren, für die Dinge, die es neben dem Studium noch so gibt. IAESTE, die organisieren Praktikumsplätze im Ausland. Tolle Sache: Wenn man dort mitmacht, hat man große Chancen einen Praktikumsplatz im Ausland zu bekommen. Damit schlägt man ja zwei Fliegen mit einer Klappe, wenn nicht sogar noch mehr.
Unsere Gruppe also, will unbedingt ins Ausland und brauch etwas für den Lebenslauf, hat aber von IAESTE keine Ahnung und ist nicht bereit die knappe Zeit neben dem Studium mit Vorlesungen und Übungen zu opfern.
Eine derartige Mannschaft zu leiten ist kompliziert.
Ich kann nicht sagen, wie es geht, denn ich hatte Glück. Vor ungefähr einem Jahr wurde ich zum Sprecher des Lokalkomitees (LC) Dresden gewählt. Ich hatte mich wählen lassen, weil mir die anderen Mitglieder des LCs die Leitung zutrauten und mich daher für den Posten vorgeschlagen haben. Die kannten mich alle schon eine Weile, schließlich bin ich seit meinem ersten Semester dabei. Ich dachte mir, dass die so falsch hoffentlich nicht liegen und habe mich daher nicht von der Liste streichen lassen. Als ich von der Sitzung nach Hause lief, konnte ich mich nicht so richtig freuen. Ich versuchte mir den Umfang meiner neu zugetragenen Verantwortung zu erschließen. Die Gewissheit zuverlässige Leute im Team zu haben, die mich nicht im Stich lassen werden, egal was kommt, stärkte mir den Rücken und irgendwann, allerdings erst einige Tage später, freute ich mich dann doch fortan an der Spitze zu stehen. Wie schon gesagt, ich hatte großes Glück mit meinem Team. Alle sind schon seit geraumer Zeit bei IAESTE tätig, jeder weiß, wie der Laden läuft und jeder hat seine Aufgaben. Zudem sind alle bereit Übungen oder Vorlesungen auch mal ausfallen zu lassen, wenn es nötig ist. Meine Arbeit konzentrierte sich dann hauptsächlich darauf, diesen Zustand zu erhalten. Einmal im Monat, wenn es nötig ist auch häufiger, berufe ich ein Treffen ein. Die Tagesordnung dafür wird von mir aufgesetzt, Vorschläge darf aber jeder machen. Die Sitzungen dienen hauptsächlich dem Informationsaustausch und der Abstimmung weiterer Vorgehensweisen. Wie schon beschrieben ist unser Team gut eingespielt und daher ist es nicht allein meine Aufgabe Missstände zu erkennen und neue Ideen vorzuschlagen. Ich übernehme lediglich die Koordination, sofern dies überhaupt nötig ist.
Selbstverständlich hat ein Sprecher auch Funktionen nach außen. So ist es zum Beispiel meine Aufgabe den Kontakt mit unserem Nationalkomitee zu halten und mein Name ist es, der bei offiziellen Schreiben drunter steht.
Chefsein zu üben geht bei IAESTE wunderbar, auch Konfliktsituationen zu lösen, denn die lassen sich leider nicht vermeiden. Meine anfänglichen Ängste, dass ich keine Zeit mehr für mein Studium finden würde, haben sich glücklicherweise nicht bestätigt.

Incoming

Mit was beschäftigt sich das Ressort Incoming? Zum ersten fallen die Aufgaben für das Incoming überwiegend im Sommer an, da die Praktikanten meist im Juni bis September anreisen. Die Arbeit ist interessant, mitunter ein wenig zeitintensiv, aber auf keinen Fall umsonst. Die Mühe hat sich bisher noch immer bezahlt gemacht. Der Lohn ist die Dankbarkeit der Praktikanten und oftmals die Freundschaft mit ihnen über das Praktikum hinaus. Der Tätigkeitsbereich liegt hauptsächlich in der Organisation des Praktikantenaufenthalts in Dresden. In diesem Zusammenhang ist man der Erste, der mit dem Praktikanten Kontakt aufnimmt und mit Ihm Informationen austauscht. Es werden im Vorfeld per E-Mail Anreisetermine und die Abholung in Dresden abgesprochen. Es gibt hier also genug Gelegenheit, um seine Fremdsprachenkenntnisse zu trainieren und zu erweitern. Nach Absprache aller relevanten Daten und Termine mit dem Praktikanten, ist es nötig eine Unterkunft für den entsprechenden Zeitraum zu besorgen. Dies verlangt die meiste Zeit, da es auch vorkommen kann, dass dies innerhalb von nur wenigen Tagen geschehen muss. Im nächsten Schritt wird der Arbeitgeber informiert, wann der Praktikant ankommt und es wird der erste Kontakt zwischen Arbeitgeber und Praktikant organisiert. Kurz vor der Ankunft des Praktikanten sammelt man Informationsmaterial für den Aufenthalt in Dresden (Informationsmappe) und organisiert die Abholung von Bahn oder Flughafen. Am Anreisetag wird der Praktikant von einem IAESTE Mitglied zur Unterkunft und wenn es die Zeit erlaubt, zum Arbeitgeber gebracht. Damit endet aber die Arbeit des Incomers nicht. Bei Problemen des Praktikanten oder des Arbeitgebers ist das Incoming offizieller Ansprechpartner.

Aufgaben im Kurzen:

• Kontaktaufnahme mit dem Praktikanten vor der Ankunft um Ankunft zu klären und ihm mit nötigen Informationen über den Aufenthalt in DD zu informieren (zusenden des Incoming guide)
• Organisation der Unterkunft
• Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeber (erster Arbeitstag)
• Abholung organisieren
• Informationsmaterial für die Praktikanten vorbereiten
• Ansprechpartner der Praktikanten für Unterkunft-, Arbeitgeber- und andere individuelle Probleme
• Ansprechpartner der Arbeitgeber bei Problemen mit dem Praktikanten

Sommerprogramm

Ich bin Anton und bin seit ca. 3 Jahren beim IAESTE LC Dresden dabei. In dieser langen Zeit hab ich mehr oder weniger alles schon gemacht, meine Hauptaufgabe war aber die Betreuung der ausländischen Praktikanten, dem „Incoming“ und Sommerprogramm.
Vor der Ankunft der Praktikanten organisieren wir eine Unterkunft für sie, meist im Internationalen Gästehaus der TU und beantworten deren Fragen. Bei der Ankunft eines Praktikanten in Dresden holt ihn einer von uns am Flughafen, Bahnhof oder irgendwelchen Bussen ab, bringt ihn zu seinem Zimmer und erklärt ihm, wie er die ersten Tage in Dresden überlebt, seinen Arbeitsplatz findet und von den Parties der anderen Praktikanten erfährt. Die harmlosesten Zwischenfälle beim Abholen sind noch um 2 Stunden verspätete Busse, aber es passiert auch gelegentlich, das man plötzlich zwei Omaner statt nur einen am Flughafen findet und erst rauskriegen muß, das der „Übrige“ eigentlich nach Chemnitz gehört, jemand ganz fehlt oder einer von uns telefonisch versucht, den ungeduldigen Praktikanten und den Abholer an den selben Treffpunkt im Bahnhof zu lotsen.
Sind dann irgendwann im Sommer eine Menge Praktikanten da, organisieren wir eine Stadtführung durch Dresden, Wandertouren in der Sächsischen Schweiz und Grillparties und verschiedene Wochenendfahrten, z.B. nach Berlin, Prag, München oder Köln oder Kanuwochenenden im Spreewald oder Mecklenburg. Bei diesen Fahrten fahren meist 2 von uns mit 10-15 Praktikanten irgendwo hin, allerdings organisieren die Praktikanten im Laufe der Zeit immer mehr Ausflüge ohne uns.

Zusätzlich zu unserem normalen Jahresprogramm fand dieses Jahr Pfingsten das jährliche Treffen aller IAESTE Lokalkomitees in Deutschland in Dresden statt. Von Freitag bis Sonntag sind dazu 50-60 Studenten nach Dresden gekommen, um sich kennenzulernen, an einem Mitarbeiterseminar teilzunehmen und natürlich Dresden anzusehen.

Firmenwerbung

Bei der Firmenwerbung geht es darum, IAESTE den potentiellen Arbeitgebern vorzustellen und sie für das Programm zu interessieren. Dazu stellen wir eine Liste von Unternehmen (und Professoren an der Uni) zusammen, die für uns in Frage kommen, also diejenigen, die aus dem naturwisschenschaftlich-technischen Bereich kommen. Zunächst rufen wir alle Firmen an, erklären Ihnen kurz was IAESTE ist und schildern einige Vorteile, die sie haben, wenn sie einen Praktikanten aufnehmen. Die meisten Unternehmen haben noch nie von IAESTE gehört und können sich so spontan natürlich nicht entscheiden. Diesen schicken wir dann Informationsbroschüren zu. Zeigt sich die Firma interessiert, vereinbaren wir einen Termin mit dem Firmenvertreter, wo wir die Fragen beantworten und die Details klären. Meistens füllen wir bei diesem Treffen das entsprechende Formular für den neuen Praktikanten aus und schicken es nach Bonn! Unsere Bilanz von letzten Jahr: 5 Plätze bei Infineon und 3 Plätze an der Uni.
Je mehr Leute wir haben, umso mehr Firmen können wir werben. Pro gewonnenen Platz in Dresden bekommen wir aus Bonn einen Platz für deutsche Studenten ins Ausland. Also, macht mit!

IAESTE-Finanzen

Jährlich bekommt jedes LC Zuschüsse aus Bonn für die Betreuung der Praktikanten. Der Finanzer muss dieses Geld beantragen und verwalten.
Für gewöhnlich wird im März der Sockelbetrag, ein Festbetrag, überwiesen, der unabhängig von der Anzahl der betreuten Praktikanten ist. Mit ihm sollen die Kosten für den Bürobetrieb, also Schreibwaren, Toner, Papier, Telefonrechnung, usw. gedeckt werden. Für die Betreuung der Praktikanten wird vom DAAD ebenfalls ein bestimmter Betrag pro Praktikant zur Verfügung gestellt. Davon ist ein Teil – die Betreuungsmittel – belegpflichtig. Das LC muss an Hand von Quittungen, einer Teilnehmerliste und Berichten nachweisen, dass das Geld sinnvoll für die Betreuung der Incomer – und zwar nur dafür – ausgegeben wurde.
Der nicht-belegpflichtige Teil – das Einsatzstipendium – kann auch für Dinge wie Mitarbeitertreffen oder Posten, bei denen keine Quittung vorhanden ist (gelegentlich geht auch mal was verloren), verwendet werden. Ebenso wie das Einsatzstipendium ist der Sockelbetrag nicht-belegpflichtig. Damit man aber später noch alle Ausgaben nachvollziehen kann, sollte man immer, wenn möglich, eine Quittung aufbewahren.
Welche Ausgaben im Laufe des Jahres entstehen werden, ist schwer einzuschätzen. Generell kann man jedoch sagen, dass am Jahresende immer Rechnungen kommen, die man nicht erwartet hat. Deshalb besser nicht zu knapp kalkulieren und im Hinterkopf behalten, dass kommunikative Mitarbeiter eine hohe Telefonrechnung verursachen können.
Für das Sommerprogramm kann man bis Ende April Sonderzuschüsse beantragen. Die Anträge müssen eine kurze Beschreibung der Exkursion, geschätzte Teilnehmerzahl und eine Auflistung der vorraussichtlich entstehenden Kosten enthalten. Für die Abrechung gibt es vorgefertigte Formulare, die sich von selbst erklären. Bei Fragen kann man sich aber jederzeit an Frau Draht wenden. Sie ist beim NC für alles Finanzielle zuständig.
Für die Jahresabrechung gibt es ebenfalls vorgefertigte Formulare. Bevor man sie nach Bonn schickt, macht man sich am besten von allem eine Kopie.
Die Richtlinien zur Verwendung der bereitgestellten Finanzmittel lassen sehr viele Freiheiten. Solange man alle Ausgaben übersichtlich auflistet und die Quittungen ordentlich dazuheftet, freut sich Frau Draht und drückt auch mal ein Auge zu, wenn eine Quittung fehlt. Selber hat man dadurch natürlich auch mehr Überblick.
Zu den Hauptaufgaben eines Finanzer zählen Überblick über die laufenden Ausgaben zu haben, Mitarbeitern wegen Quittungen hinterher rennen, Rechnungen bezahlen und Abrechnungen machen. “Kreativität” bei der “Gestaltung” der Abrechnung kann auch nicht schaden, denn wenn im LC mal was schief geht, dann kostet das normalerweise auch Geld. Der Finanzer darf sich dann einfallen lassen, wo er das Geld wieder herholt.

Das sind nun also die wesentlichen Dinge, die das Ressort Finanzen betreffen. Abschließend möchte das Ressort noch eine Botschaft an die anderen Ressort senden:
Wenn ihr Quittungen verliert, dann bitte nicht immer die mit dem höchsten Betrag. Kommuniziert mehr mit eurem Finanzer und heftet mehr Notizen an Unterlagen oder Geld, das für den Finanzer bestimmt ist. Der Finanzer kann sich nicht alles denken, was ihr euch denkt. Und er hat auch nicht immer Lust erst das halbe LC anzurufen, um herauszufinden, wo die unbekannte Rechnung im Fach herkommt.